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关于做好2019年度文件材料立卷归档工作的通知

时间:2020-09-02 11:36    来源:其他    作者:郭方方

各部门、二级学院:

        为贯彻落实《高等学校档案管理办法》,促进学院各类档案的收集、整理和移交工作,完成2019年度各类档案立卷归档任务,学院决定集中组织一次全面、彻底的文件材料清理归档活,着力杜绝文件资料私自留存、归档不全、随意销毁等问题。现将有关事项通知如下: 

一、立卷归档内容

        重点对2019年1月1日至2019年12月31日形成的以下几个方面文件材料进行立卷归档。

(一)纸质文件材料:①学院制发或承办的命令、指示、通知等各类公文;②工作简报、会议记录、值班记录、计划方案、统计报表、合同协议等文件材料;③学院主要领导讲话稿、重要手稿、工作笔记、工作往来书信、讲课稿等工作档案材料;④重大活动、重要会议、重点工程筹划实施过程中形成的文件材料。

(二)相关电子文件:①公文的电子版;②数码照片、音频、视频等数字声像信息;③应纳入归档渠道的各类业务信息数据。

(三)其他载体形式资料:有保存价值的标识、牌匾、锦旗、印章印模等实物。

二、时间步骤方法

第一阶段(9月1日¬—9月4日):学习准备阶段

1.召开学院档案工作会议,各部门兼职档案员参加,安排学院2019年档案收集工作。

2.各单位组织人员学习《归档文件整理程序及要求》、《各单位文件材料归档范围和保管期限参考表》及学院档案工作会议有关文件,明确归档任务,理清工作思路,制定工作措施。

第二阶段(9月7日—9月11日):文件材料收集整理阶段

1.各单位依照学院《各单位文件材料归档范围和保管期限参考表》(院发〔2010〕18号),集中组织人员逐人逐项全面开展清理。2010年后成立的单位可根据本单位职责、任务和2019年度部门工作情况进行清理收集。重点清理本单位形成的文件以及和教育厅、西安市、长安区及万博体育max3.0官网等单位针对我院的有保存价值的文件材料。上级普发性、非本单位形成的文件材料只作为外来文件资料登记造册。

2.兼职档案员要准确区分文件材料的保管期限,依照《归档文件整理程序及要求》进行分类、组卷、排列。

第三阶段(9月14日—9月18日):著录打印阶段

1.各单位主管领导和档案室对兼职档案员整理完毕的文件材料进行检查,主要检查四项内容:一是应归档的文件是否齐全、完整、准确,有无重复、无保存价值的文件混入,有无缺少盖章、签字、落款时间等情况;二是组卷分类是否清晰、准确;三是卷内文件排列是否按时间顺序排列;四是归档文件制作是否符合档案保护要求。

2.著录并打印归档文件目录。按照《归档文件整理程序及要求》和《永久归档文件目录》和《定期归档文件目录》及《照片档案目录》三种Excel格式模板,对归档文件材料进行著录。主要项目有件号、责任者、日期、文件编号、题名、页数、备注等。填写并打印《永久归档文件目录》、《定期归档文件目录》、《照片档案目录》,目录打印数量一式两份共6本,单独装订成册。

第四阶段(9月21日—9月30日)检查验收阶段

1.档案室检查接收各单位归档文件材料。交接双方依据《永久归档文件目录》和《定期归档文件目录》及《照片档案目录》对照实体档案案卷,逐卷逐件认真核对,做到帐物相符,若发现问题应及时处理。

2.交接双方清点无误后,移交人、接收人要在《万博体育max3.0官网高新学院档案交接登记表》上签名,移交单位和接收单位加盖公章。手续完备的移交目录一式两份,交接双方各执一份存查。 

3.检查验收时间安排:9月21日至9月24日集中检查验收董组办、院办、发展规划处、人事处、教师发展中心、保卫处、卫生所、图书馆、工会、党务、团委、宣传与品牌办、思政部等13个单位的文件材料;9月25日至9月29日集中检查验收教务处、招办、就业办、学生处、公共基础部、体育部、实验实训中心、经济与管理学院、城市建设学院、国际教育学院、新传媒与艺术设计学院、信息与科技工程学院等12个单位的文件材料。9月30日集中检查验收财资处、后勤基建处、科信办(信息化)、出版社等4个单位的文件材料。

三、有关要求

(一)高度重视。各单位、各部门要秉着对学院建设高度负责的态度高度重视起来,把文件材料立卷归档工作作为依法治校的实际步骤,指定专人分工负责,依照《各单位文件材料归档范围和保管期限参考表》,积极组织开展清理归档工作。

(二)认真准备。各单位、各部门要按《万博体育max3.0官网高新学院档案管理实施细则》和《归档文件材料整理程序及要求》,认真做好2019年度文件材料(含往年未按时归档的材料)的收集、整理和归档准备工作。各单位将本单位完成的事项、形成的文件材料一件不漏地清理完毕,档案室按《高等学校各类档案工作规范》要求,接收各部门的归档资料。各单位务必做到收集齐全、整理规范、移交及时,移交手续完善。

(三)完善机制。各单位要坚持一手抓清理归档,一手抓建章立制,健全完善文件形成、流转、归档长效机制,强化文件全流程管理,提高规范化建设水平。

                     万博体育max3.0官网高新学院档案室

二〇二〇年八月二十六日